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Firmenumzug: Tipps und Checklisten für die Planung

Nur mit sorgfältiger  Planung und kompetenten Partnern gelingt ein reibungsloser Firmenumzug. Checklisten erleichtern die Vorbereitungen.

Ein Firmenumzug muss sorgfältig geplant werden

Größere Räume, besserer Standort, günstigere Mietkonditionen oder auch eigene vier Wände fürs Unternehmen: Für einen Firmenumzug gibt es viele gute Gründe. Sind neue Büro- oder Ladenflächen gefunden, kann das Projekt Unternehmensumzug starten. Von möglicherweise notwendigen Renovierungsarbeiten in den neuen Räumen über die Information von Kunden, Geschäftspartnern, Ämtern und Verbänden bis zum Transport des Firmeninventars ist jede Menge zu tun. Eine frühzeitige und sorgfältige Planung ist daher unerlässlich, um Ausfallzeiten gering zu halten und Komplikationen zu vermeiden.

Firmenumzug

Zeitplan und Checklisten helfen

Die Vorbereitungen beginnen so früh wie möglich vor dem eigentlichen Standortwechsel. Unternehmen planen idealerweise von einem festgelegten Umzugstermin rückwärts. Der Termin für den Umzug ergibt sich meist aus Kündigungsfristen und dem Vertragsbeginn für die neuen Geschäftsräume. Ein Zeitplan für den Umzug, in dem alle notwendigen Schritte festgehalten sind, sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Firmenumzugs und hilft, böse Überraschungen zu vermeiden. Die folgenden Checklisten geben einen Überblick.

Firmenumzug planen

Sechs bis acht Monate vor dem Firmenumzug

  • Umzugs- und Zeitplan erstellen: Alle notwendigen Schritte in einem Projektplan zusammenfassen.
  • Bisheriges Mietverhältnis beenden: Beim Vermieter fristgerecht kündigen und einen Termin für Übergabe und Nebenkostenabrechnung vereinbaren.
  • Raumplan oder Raumkonzept erstellen: Wo soll nach dem Unternehmensumzug welcher Mitarbeiter sitzen, wie werden Kunden- und Kassenbereich angeordnet?
  • Renovierungsarbeiten beauftragen: Frühzeitig mit Handwerkern Umfang und Zeitplan für nötige Renovierungsarbeiten in den neuen Räumlichkeiten abstimmen.
  • Mitarbeiter informieren: Alle Mitarbeiter über den Standortwechsel informieren und, soweit möglich, in die Planung des Firmenumzugs einbinden.
  • Umzugsunternehmen beauftragen: Je nach Unternehmensgröße eignet sich ein auf Firmenumzüge spezialisiertes Umzugsunternehmen.
  • Spezialtransporte planen: Sind Maschinen oder sonstige sperrige Gegenstände zu transportieren? Mit dem Umzugsunternehmen lässt sich klären, ob ein Spezialtransport erforderlich ist.

Server-Umzug planen: Wer sorgt für einen reibungslosen Umzug der IT-Systeme? Nutzen Sie die Veränderung zur Überprüfung der IT-Infrastruktur. Unter Umständen ist es sinnvoll, am neuen Standort mit einem intelligenten IT-Leasing zu starten.

Firmenumzug-Checkliste

 

 

Vier Monate vor dem Firmenumzug

  • Einrichtung inventarisieren: Die Auflistung aller Einrichtungsgegenstände, Geräte, Maschinen und Lagerbestände ist Voraussetzung für einen reibungslosen Firmenumzug. Je detaillierter die Inventur, desto schneller findet sich nach dem Umzug alles am rechten Platz.

Aussortieren: Der Firmenumzug bietet Gelegenheit, nicht mehr benötigtes Mobiliar, archivierte Akten und sonstigen Ballast zu entsorgen. Bitte Aufbewahrungspflichten beachten und nach Möglichkeit Mitarbeiterwünsche berücksichtigen. Auch bei der Möblierung kann eine Leasing-Lösung sinnvoll sein.

Firmenumzug-Plan

Drei Monate vor dem Firmenumzug

  • Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten informieren: Geänderte Adresse, gegebenenfalls neue Telefonnummer und Umzugstermin bekannt geben und etwaige Ausfallzeiten kommunizieren. Am einfachsten per Rundschreiben.
  • Strom- und Telekom-Anbieter sowie weitere Versorger informieren: Prüfen Sie, ob bestehende Verträge an der neuen Firmenadresse übernommen werden können und vereinbaren Sie einen Termin für die Zählerablesung.
  • Änderung von Adresseinträgen veranlassen: Finanzamt, Amtsgericht, Versicherungen, Krankenkassen und Banken sowie Verbände müssen über den Firmenumzug informiert werden. Auch der Eintrag im Handelsregister ist zu aktualisieren. Auch an Einträge in Branchenverzeichnissen und Telefonbüchern denken.
  • Visitenkarten und Briefpapier bestellen: Rechtzeitig Ausstattung mit neuer Adresse drucken lassen.
  • Bankpartner am neuen Standort suchen: Überlegen Sie, ob eine neue Bankbeziehung vor Ort benötigt wird – als Sparringspartner, der sich am neuen Standort auskennt oder für die Bargeldversorgung.

Einen Monat vor dem Firmenumzug

  • Termin mit dem Umzugsunternehmen und weiteren Beteiligten bestätigen: Stellen Sie sicher, dass alles plangemäß abläuft.
  • Nachsendeantrag stellen: Ein Nachsendeantrag bei der Post stellt sicher, dass Sendungen vom Umzugstermin an weitergeleitet werden.
  • Inventar etikettieren: Alle Einrichtungsgegenstände und Geräte mit Etiketten versehen. Sie stellen sicher, dass am Umzugstag alles am rechten Platz landet.
  • Räumlichkeiten und Zugänge prüfen: Lässt sich alles problemlos durch Treppenhäuser, durch Türen oder per Fahrstuhl transportieren? Wurden Halteverbotszonen für den Umzugstag beantragt? Hier kann das Umzugsunternehmen helfen.
  • Verpackungsmaterial prüfen: Stehen ausreichend Kartons und benötigte Spezialverpackungen zur Verfügung?
Firmenumzug-Tipps

In der Woche vor dem Firmenumzug

  • Arbeitsplätze aufräumen: Alle Mitarbeiter sollten ihre Arbeitsplätze aufräumen, private Gegenstände entfernen und nicht mehr benötigte Arbeitsmaterialien frühzeitig verpacken.
  • Schlüssel einsammeln: Unmittelbar vor dem Umzug sollten alle Schlüssel oder Zugangskarten der Mitarbeiter eingesammelt werden.
  • Für Verpflegung am Umzugstag sorgen: Mitarbeiter und Umzugshelfer freuen sich über ein Catering am Tag des Umzugs.
Firmenumzug

Am Tag des Firmenumzugs

  • Einen reibungslosen Ablauf sicherstellen: Sind alle Zugänge, Transportwege und Halteverbotszonen frei? Ist die Stromzufuhr in den neuen Räumen gewährleistet?
  • Treppenhäuser und Zugänge prüfen: Dokumentieren Sie etwaige Vorschäden im alten und im neuen Gebäude.
  • Präsenz zeigen: Nachfragen des Umzugsunternehmens und anderer Beteiligter sollten jederzeit beantwortet und der Ablauf stichpunktartig kontrolliert werden.
  • Alte und neue Geschäftsräume kontrollieren: Ist alles am richtigen Ort? Wurde nichts vergessen?
  • Trinkgeld bereithalten: Üblicherweise erhalten Umzugshelfer ein Trinkgeld.
Unternehmensumzug

Nach dem Firmenumzug

  • Inventar auf mögliche Schäden prüfen: Kontrollieren Sie Vollständigkeit und Zustand der Einrichtung. Reklamieren Sie entstandene Schäden beim Umzugsunternehmen reklamieren.
  • Alte Mieträume übergeben: Übergeben Sie Räume, Schlüssel oder Zugangskarten an den Vermieter. Ein schriftliches Übergabeprotokoll stellt sicher, dass es später zu keinen Unstimmigkeiten kommt.
  • Zeit für die Einrichtung einplanen: Auch wenn Mobiliar, Geräte und Server weiter genutzt werden, braucht es erfahrungsgemäß einige Tage, bis alles reibungslos funktioniert.
  • Online-Auftritt aktualisieren: Unmittelbar nach dem Umzug gilt es, das Impressum und die Kontaktdaten des Online-Auftritts sowie die E-Mail-Signaturen anzupassen.
  • Belege sortieren: Alle Rechnungen und Belege für den Umzug für den Steuerberater zusammenstellen – die Aufwendungen für den Firmenumzug lassen sich in der Regel als Betriebsausgaben geltend machen.
  • Einstand feiern: Ein Fest für Belegschaft und gegebenenfalls für Geschäftspartner rundet den erfolgreichen Unternehmensumzug ab.

Die Haspa hilft beim Umzug

Bei einem Firmenumzug ist also viel zu beachten. Insbesondere, wenn es darum geht, Spezialisten für einzelne Aufgaben im Zusammenhang m

Standortwechsel Unternehmen

Mit dem Umzug zu finden, kann die Haspa helfen: Über das Haspa UnternehmerNetzwerk lassen sich die richtigen Geschäftspartner finden – wir verbinden Sie mit den Fachleuten. Vom Spediteur über den Spezialtransport-Anbieter bis zum passenden IT-Support.